作為集團國內(nèi)電商的先行部隊，優(yōu)景于2018年11月開始小試牛刀，初始的業(yè)務場景僅為B2B、1688等批發(fā)業(yè)務。隨著業(yè)務板塊擴張，業(yè)務體量增大，業(yè)務模式也從B2B發(fā)展到B2C。業(yè)務支持系統(tǒng)也隨之需要多樣化對接，不同業(yè)態(tài)選用不同的系統(tǒng)：B2B業(yè)務對接的是網(wǎng)店管家系統(tǒng)，B2C業(yè)務對接的是優(yōu)易系統(tǒng)。隨著業(yè)務系統(tǒng)和業(yè)務模式的多元化，許多問題隨之出現(xiàn)，較為突出的是庫存之間調(diào)撥的數(shù)據(jù)量龐大，核對工作產(chǎn)生了一定的困難，加上付款費用審批、開票資料填寫都是線下操作的，工作量和準確性都面臨著挑戰(zhàn)。

經(jīng)過幾個月的調(diào)查、與同行反復確認各種系統(tǒng)的優(yōu)缺點，2021年11月，我們最終決定采用業(yè)務和財務一體的“蒼穹系統(tǒng)”。系統(tǒng)方案落地后，同年12月開始了緊鑼密鼓的細致調(diào)研工作。2022年1月我們正式開始業(yè)務場景梳理、物料整理、組織架構整理和庫位整理。在隨后將近4個月的時間里，管易系統(tǒng)工作人員、星瀚系統(tǒng)工作人員、我司內(nèi)部業(yè)務人員和財務人員對于各個模塊進行了多次深入的溝通和實踐準備。2022年5月終于完成基礎框架搭建工作，業(yè)務和財務相互配合嘗試操作蒼穹系統(tǒng)，一個月的時間基本熟悉了各項操作。6月份新老系統(tǒng)開始并行，財務端反復確認核實數(shù)據(jù)的差異和準確性，最終于2022年7月1日正式啟用蒼穹系統(tǒng)。

業(yè)務員采購、銷售、出入庫、庫存調(diào)撥、客戶退貨等日常操作在管易系統(tǒng)完成，業(yè)務操作的采購銷售庫存退貨等數(shù)據(jù)每隔幾分鐘同步到財務星瀚系統(tǒng)；而蒼穹系統(tǒng)完成了從采購下單、入庫、核對品名數(shù)量、對接外倉確認收貨、自動生成開票資料，業(yè)務員便可導出PDF發(fā)送給供應商，同時發(fā)票也會錄進系統(tǒng)，業(yè)務可以在系統(tǒng)中完成付款申請和費用申請，再根據(jù)審批節(jié)點，確認審批流程到哪一位領導。財務付款后生成付款單推送生成憑證，同時業(yè)務也能查看付款時間，便于業(yè)務跟供應商對賬。同時蒼穹系統(tǒng)直接控制庫存，不同組織之間不能隨意調(diào)撥，庫存為“0”不能發(fā)貨，確保了庫存數(shù)量的準確性。蒼穹系統(tǒng)還可以直接抓取各大電商平臺后臺收款信息，對應財務收款單，可做到銷售訂單一對一核銷收匯，有問題單據(jù)每月核銷時能及時被發(fā)現(xiàn)，反饋給業(yè)務，盡快核對是銷售訂單做錯還是客戶少匯款。每月的關賬需要先在業(yè)務管易系統(tǒng)中關閉采購、銷售、庫存模塊，再關閉財務星瀚系統(tǒng)采購、銷售、庫存模塊，如果業(yè)財比對不一致則不能關賬，可以及時發(fā)現(xiàn)問題。

雖然前期的系統(tǒng)上線耗費了大量的時間，但是蒼穹系統(tǒng)上線后，從業(yè)務端到財務入帳報稅端全部打通，工作效率得到了很大的提升。更為重要的是，通過系統(tǒng)的過程管理，規(guī)范了業(yè)務流程，精準控制庫存合客戶收匯，讓各端口做到心中有數(shù)，方便業(yè)務線上提交審批，節(jié)省了工作時間。

隨著集團業(yè)務不斷發(fā)展，公司內(nèi)部有業(yè)-財一體，外部有銀-企合作，風險把控上企業(yè)-中信保配合，合作過程不斷精細化，已做到數(shù)據(jù)不再重復輸入。通過更快捷的流程簡化工作，財務側重于投入更多的精力去推動過程管理，比如業(yè)財系統(tǒng)全程打通的蒼穹系統(tǒng)，銀企財資大管家系統(tǒng)（與寧波銀行合作）。目前能做到一個出納多個抬頭同時操作，接下來我們力求銀行收匯與暢想收匯登記對接，暢想采購付款后與銀行直接對接，再與金蝶軟件入帳系統(tǒng)對接。企業(yè)與中信保合作中，優(yōu)景2021年已開始在中信保EDI系統(tǒng)進行線上投保，接下來優(yōu)勝10月份也即將開展暢想與EDI對接的線上投保計劃。

在以系統(tǒng)為核心的過程管理中，財務端前期進行各環(huán)節(jié)調(diào)研溝通和場景設想，后期要對操作各環(huán)節(jié)中的規(guī)范注意事項提出要求，工作內(nèi)容向業(yè)務端延伸，從整體到細節(jié)，加強流程管控和數(shù)據(jù)分析，更有力地為推動業(yè)務發(fā)展做好輔助工作。